Privacybeleid
van zwemvereniging New Wave Almere
Zwemvereniging New Wave Almere hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Met dit privacybeleid wil het bestuur heldere en transparante informatie geven over hoe New Wave Almere omgaat met persoonsgegevens.
New Wave Almere doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. New Wave Almere houdt zich hierbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat New Wave Almere:
- uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
- de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot enkel de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- uw uitdrukkelijke toestemming vraagt als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil wijzen en deze respecteert.
New Wave Almere is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via bestuur@newwavealmere.nl
1. Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door New Wave Almere verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- administratieve doeleinden;
- communicatie;
- het plannen van wedstrijden en trainingen;
- het bijhouden van de financiële administratie;
- het bijhouden van de zwemhistorie (in welk seizoen welke resultaten behaald zijn).
De grondslag voor deze persoonsgegevens is het lidmaatschap van New Wave Almere.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan New Wave Almere de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- voornaam;
- achternaam;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- telefoonnummer wettelijk vertegenwoordiger;
- e-mailadres wettelijk vertegenwoordiger;
- geslacht;
- geboortedatum;
- adres;
- woonplaats;
- bankgegevens;
- rekeningnummer;
- foto en video;
- KNZB-nummer.
Uw persoonsgegevens worden door New Wave Almere opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het lidmaatschap, in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar en daarna alleen in het verenigingsarchief voor onbepaalde tijd.
2. Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door New Wave Almere verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- administratieve doeleinden;
- communicatie.
De grondslag voor deze persoonsgegevens is het uitvoeren van vrijwilligerswerkzaamheden ten behoeve van New Wave Almere.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan New Wave Almere de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- voornaam;
- achternaam;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- geslacht;
- geboortedatum;
- adres;
- woonplaats;
- foto voor op website;
- Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
Uw persoonsgegevens worden door New Wave Almere opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het uitvoeren van de vrijwilligerswerkzaamheden en daarna alleen in het verenigingsarchief voor onbepaalde tijd.
3. Verwerking van persoonsgegevens van klanten, leveranciers en sponsoren
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door New Wave Almere verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- administratieve doeleinden;
- communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
- het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
De grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan New Wave Almere de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- voornaam;
- achternaam;
- (zakelijk) telefoonnummer;
- (zakelijk) e-mailadres;
- geslacht;
- bankgegevens;
- KvK-gegevens;
- BTW-nummer.
Uw persoonsgegevens worden door New Wave Almere opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar.
4. Verstrekking aan derden
We zijn terughoudend in het verstrekken van gegevens aan derden. De gegevens die u aan New Wave Almere geeft, verstrekken wij alleen indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, als u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven of om te volden aan een wettelijke verplichting.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- het verzorgen van de website van New Wave Almere;
- het verzorgen van de (financiële) ledenadministratie en de contributie-inning;
- de koppeling met de KNZB (KNZB en SportLink);
- uitvoer van de financiële administratie;
- voor het inschrijven van wedstrijden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkers- overeenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, tenzij anders vermeld.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
5. Bewaartermijn
New Wave Almere bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
6. Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- alle personen die namens New Wave Almere van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- New Wave Almere hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- New Wave Almere maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- New Wave Almere test en evalueert regelmatig onze maatregelen;
- Vrijwilligers, trainers en bestuurders zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
7. Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
8. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
9. Wijzigingen
New Wave Almere behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het Privacybeleid. Indien New Wave Almere een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop New Wave Almere uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website en/of via e-mail.
10. Vragen en contact
Als u naar aanleiding van ons Privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft, neemt u dan contact met ons op. Dit kan via bestuur@newwavealmere.nl
Aldus vastgesteld door het bestuur van New Wave Almere op 24 september 2019.